60.000 bis 80.000 Anrufe führt das Team von REP jeden Monat für B2B-Unternehmen aus Tech und IT-Dienstleistung. Aus diesen Gesprächen wissen wir, wen man am Telefon gut erreicht und an welcher Stelle die meisten Cold Calls ihren Termin verschenken. Im Podcast „Der Revenue Marketing Realtalk“ hat Tim Rath von YOYABA mit Julius Dany über genau diese Erfahrungen gesprochen. Dieser Artikel bündelt die Tipps aus dem Interview und ergänzt sie um aktuelle Studien und Beispiele für Ihren eigenen Telefonvertrieb.
Das Wichtigste in Kürze
- REP führt jeden Monat 60.000 bis 80.000 Cold Calls. Die Call-to-Connect-Rate erreicht je nach Branche bis zu 30 Prozent.
- Die Persona entscheidet über die Erreichbarkeit. Ein Fuhrparkmanager geht fast immer ans Handy, ein CFO steckt den ganzen Tag in Meetings.
- Laut einer Analyse von Cognism erreichen Sie Entscheider zwischen 10 und 11 Uhr sowie zwischen 14 und 15 Uhr am besten.
- Cold Calling rechnet sich ab einem Vertragswert von rund 15.000 Euro. Erst ab dieser Summe trägt ein Abschluss die Kosten der vielen Anrufe und Termine, die bis dahin nötig sind.
- In REP-Projekten entstehen im Schnitt 8 bis 12 Sales Qualified Leads pro Monat.
Inhaltsverzeichnis
- Julius Dany über seinen Werdegang und den Weg zum Cold Calling
- Die Persona bestimmt, wie gut Sie Entscheider erreichen
- Mit der richtigen Anrufzeit erreichen Sie mehr Entscheider
- Für welche Unternehmen lohnt sich telefonische Kaltakquise?
- Für einen Cold Call reicht eine gute Vorbereitung auf die Zielgruppe
- Ein Cold-Call-Pitch folgt vier Schritten
- Mit Cold Calling sind 8 bis 12 qualifizierte Termine pro Monat realistisch
- KI unterstützt die Vorbereitung, das Gespräch führt ein Mensch
- Ein Cold-Calling-Team kommt mit vier Tools aus
- Häufige Fragen zur Kaltakquise am Telefon
Julius Dany über seinen Werdegang und den Weg zum Cold Calling
Julius Dany führt REP als CEO und Co-Founder. Er hat Betriebswirtschaftslehre in Münster und an der Vancouver Island University studiert. Bei SYNTINELS, einem KI-Start-up für Sales-Trigger, stieg er vom Praktikanten zum Head of Go-To-Market auf und lernte dort, wie datengetriebener Vertrieb funktioniert. Heute verantwortet er bei REP den Vertrieb und die Projektarbeit mit den Kunden zusammen mit seinen Mitgründern Julius Göllner und Robert Borchert. Gemeinsam hat das Team fast 100 Outbound-Projekte im B2B-Tech- und im IT-Umfeld begleitet.
Die Persona bestimmt, wie gut Sie Entscheider erreichen
Wen Sie anrufen, entscheidet über Ihre Verbindungsquote. Laut einer Analyse von Cognism mit über 200.000 Anrufen liegt die durchschnittliche Erfolgsquote von Cold Calls bei 2,7 Prozent. Hinter diesem Durchschnitt stecken große Unterschiede zwischen den Zielgruppen.
Den Unterschied macht der Alltag der Angerufenen. Ein Fuhrparkmanager trägt sein Handy immer bei sich. Baut ein Fahrer einen Unfall, klingelt beim Fuhrparkmanager das Telefon. Ein CFO sitzt dagegen von morgens bis abends in Meetings und nimmt kaum ab.
Planen Sie Ihre Kaltakquise deshalb pro Persona. In einem Projekt für ein ERP-System im Gebäudemanagement standen die Mobilnummern der Geschäftsführer direkt auf den Websites. REP buchte dort in einer einzigen Woche 15 Termine.
Mit der richtigen Anrufzeit erreichen Sie mehr Entscheider
Die besten Zeitfenster liegen innerhalb der Woche am späten Vormittag und am frühen Nachmittag:
ZeitfensterErreichbarkeitvor 9 Uhrgering10 bis 11 Uhram höchsten, mit den längsten Gesprächen12 bis 13 Uhrgering14 bis 15 Uhrhochnach 16 Uhrgering
Bei den Wochentagen liegt der Donnerstag vorn, gefolgt vom Dienstag. Der Freitag fällt ab.
Noch genauer planen Sie mit Tools wie Call Time. Sie zeigen über die Microsoft-Teams-Integration, ob eine Person gerade im Meeting sitzt oder auf Grün steht. Wer nur verfügbare Kontakte anwählt, erreicht mehr Gesprächspartner pro Stunde.
Neben dem Zeitpunkt entscheidet die Rufnummer mit, ob jemand abnimmt. REP testet in jedem Projekt, ob Angerufene bei einer Festnetz- oder einer Mobilnummer häufiger abnehmen. Die Ergebnisse aus allen laufenden Projekten fließen in jedes neue Kundenprojekt ein. Sie starten also mit den Einstellungen, die bei vergleichbaren Zielgruppen funktioniert haben. Die Tests übernimmt REP für Sie.
Kommt der Anruf durch, landet er bei vielen Entscheidern zuerst bei einem Gatekeeper. Das ist meist die Zentrale oder die Assistenz der Geschäftsführung, die Anrufe annimmt und filtert. Gatekeeper helfen Ihnen weiter, wenn Sie sie als Gesprächspartner ernst nehmen. Eine Vorstandsassistenz kennt den Kalender ihres Chefs und weiß, wann er erreichbar ist. Erzählt sie Ihnen, dass er gerade auf einem Golf-Retreat ist, nutzen Sie das im nächsten Anruf. „Ich hoffe, das Golf-Retreat war gut, Frau Meier hat mir davon erzählt“ eröffnet ein völlig anderes Gespräch als ein kalter Einstieg.
Lautet die erste Antwort der Assistenz „kein Interesse“, bleiben Sie trotzdem im Gespräch. Zwei Einstiege helfen dabei:
- Nach dem Zeitpunkt fragen: „Wann erreiche ich Herrn Weber am besten? Ich möchte ihn kurz zur Terminquote im Außendienst sprechen.“ Die Assistenz entscheidet dann über die Uhrzeit, das Gespräch selbst steht schon fest.
- Um Rat bitten: „Vielleicht können Sie mir helfen. Wer kümmert sich bei Ihnen um die Neukundengewinnung?“ Ab und zu verbindet die Assistenz direkt weiter. Häufiger erfahren Sie zumindest den Namen der zuständigen Person und rufen beim nächsten Mal gezielt nach ihr.
Nennen Sie Ihren Namen und Ihr Anliegen in einem Satz. Ausweichende Antworten machen Gatekeeper misstrauisch.
Für welche Unternehmen lohnt sich telefonische Kaltakquise?
Cold Calling lohnt sich für B2B-Unternehmen mit einem Vertragswert ab rund 15.000 Euro. Unter 10.000 Euro ist das Geschäftsmodell zu transaktional. Sie brauchen dann zu viele Termine, bis sich ein Abschluss im Vergleich zu einem Inbound-Lead rechnet.
REP prüft vor jedem neuen Projekt vier Punkte.
KriteriumGute VoraussetzungSchwierige VoraussetzungVertragswertab 15.000 Eurounter 10.000 EuroMarktgröße10.000 bis 15.000 Zielunternehmen, etwa ERP im Mittelstandrund 300 Unternehmen, etwa in der MedizintechnikProduct-Market-FitKunden aus der Zielgruppe kaufen das Produkt bereitsProdukt noch in EntwicklungClosing im VertriebAccount Executives schließen Outbound-Termine abTeam kennt nur Inbound-Anfragen
Ein qualifizierter Termin bringt Umsatz, wenn das Produkt marktreif ist und die Account Executives den Abschluss schaffen. REP unterstützt bestehende Vertriebsteams deshalb beim Aufbau der Cold-Calling-Kompetenz, mit Coaching auf Basis von Gesprächstranskripten aus laufenden Projekten. Teams, die bisher Inbound-Anfragen bearbeitet haben, lernen so, Outbound-Gespräche selbst zu führen und zum Abschluss zu bringen.
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Dazu kommt die Marktlage. Das Inbound-Volumen sinkt bei vielen Unternehmen, weil sich die Recherche der Käufer in KI-Suchen verlagert. Gleichzeitig kaufen Bestandskunden im Mittelstand weniger nach als in den vergangenen Jahren. Neue Kunden kommen deshalb seltener von selbst. Ein aktiver Outbound-Vertrieb gleicht beides aus. Ob Sie dafür eine Agentur beauftragen oder ein eigenes Team aufbauen, beschreibt unser Artikel Vertriebsoutsourcing oder eigenes SDR-Team, deshalb gehen wir hier nicht weiter darauf ein.
Für einen Cold Call reicht eine gute Vorbereitung auf die Zielgruppe
Viele Sales Development Representatives (SDRs) recherchieren eine Viertelstunde pro Kontakt und erreichen dann niemanden. Vor dem nächsten Versuch lesen sie ihre Notizen zu Firma und Ansprechpartner noch einmal durch. Das kostet Zeit und bringt kaum Termine. Einen VP Sales überzeugt am Telefon die Lösung für sein Problem. Eine gemeinsame Uni oder ein gemeinsames Hobby ändert daran wenig.
Ein klarer Pitch beschreibt in zwei Sätzen ein Problem, das viele Personen der Zielgruppe haben. Danach fragt er, wie Ihr Gegenüber damit umgeht. Ein Beispiel für eine Software zur Tourenplanung: „Wir sprechen gerade mit vielen Fuhrparkleitern, deren Disponenten jeden Morgen eine Stunde mit Excel-Listen verbringen. Wie lösen Sie das bei Ihnen?“ Der Pitch beschreibt den Alltag der Zielgruppe. Das Produkt kommt erst in der Discovery ins Spiel.
Sales-Signale nutzt heute jeder Anbieter. Nach einer Finanzierungsrunde melden sich bei Gründern Recruiting-Agenturen und Software-Anbieter gleichzeitig über LinkedIn und WhatsApp. Ein Signal wirkt deshalb nur, wenn es eng zum Produkt passt.
Typische Signale im B2B-Vertrieb sind:
- eine Finanzierungsrunde
- eine neue Führungskraft im Vertrieb oder Marketing
- Stellenanzeigen für Vertriebsrollen
- die Expansion in ein neues Land oder an einen neuen Standort
- der Wechsel des CRM-Systems
REP setzt solche Signale in den Projekten ein, in denen sie direkt zum Angebot passen.
Ihre Vorbereitung deckt vier Bereiche ab. Sie entsteht einmal vor dem Start einer Kampagne und gilt dann für alle Calls.
BereichWas dazugehörtWofür Sie es im Call brauchenIdeal Customer Profile (ICP)Branche, Unternehmensgröße, Region und PersonaSie rufen gezielt Firmen an, die zum Angebot passenValue Propositiondas Problem der Zielgruppe und Ihre Lösung in zwei SätzenEinstieg und PitchCase StudiesErgebnisse vergleichbarer KundenAntworten auf Einwände und RückfragenUnterlagen zum NachsendenWhitepaper oder One-PagerFollow-up-Mail direkt nach dem Gespräch
Ein Cold-Call-Pitch folgt vier Schritten
Ein guter Cold Call startet mit einer offenen Frage, geht in eine saubere Discovery, prüft die Qualifizierungskriterien und endet mit einem konkreten Terminvorschlag.
- Offen einsteigen: Starten Sie mit einer offenen Frage. Auf eine geschlossene Frage folgt schnell das erste Nein. Damit endet das Gespräch. Besser funktioniert ein Einstieg wie „Wir sprechen mit vielen VP Sales, die folgendes Problem haben. Wie gehen Sie damit um?“
- Discovery führen: Sobald Ihr Gegenüber über seine Prozesse spricht, stellen Sie zwei bis fünf Nachfragen. So verstehen Sie die Situation, bevor Sie Ihr Angebot erklären.
- Qualifizieren: Gleichen Sie die Antworten mit den Kriterien Ihres Unternehmens ab. REP nutzt dafür das SPICED-Modell.
- Zum Termin führen: Bieten Sie zwei konkrete Slots an, etwa Dienstag oder Donnerstag ab 14 Uhr. Viele SDRs vergessen diesen Schritt. Erst die klare Einladung zum nächsten Schritt macht aus einer guten Discovery einen Termin.
Im Podcast beschreibt Julius Dany diesen Fehler so: „Dann quatschen sie schon seit zehn Minuten mit dem Kunden, statt zu sagen: Wissen Sie was, lassen Sie uns an dem Punkt einfach einen Termin machen.“ Mehr zur Struktur eines Gesprächs lesen Sie in unserem Cold-Calling-Framework.
Der Pitch hängt außerdem an der Person am Telefon. Lange galten laute, extrovertierte SDRs als beste Besetzung. Die Erfahrung bei REP zeigt etwas anderes. Ein introvertierter SDR telefoniert dort inzwischen nur noch in Cyber-Security-Projekten. Seine ruhige, präzise Art passt zu CISOs und CTOs, die in diesen Projekten die Kaufentscheidung treffen. Wie gut Anrufer und Angerufener zusammenpassen, prägt die Qualität jedes Verkaufsgesprächs.
Mit Cold Calling sind 8 bis 12 qualifizierte Termine pro Monat realistisch
Im Schnitt legt REP pro Projekt 8 bis 12 Sales Qualified Leads (SQLs) im Monat. In Projekten mit sehr guter Erreichbarkeit liegt die Zahl deutlich höher.
Als SQL zählt ein Termin erst, wenn der Kunde zustimmt. Das schützt beide Seiten vor Terminen, die nur auf dem Papier gut aussehen. REP qualifiziert nach SPICED, einem Modell aus fünf Fragen zu Situation, Pain, Impact, Critical Event und Decision. Im Cold Call klärt der SDR, wie das Unternehmen heute arbeitet und was das Problem kostet. Ob es einen festen Anlass gibt und wer am Ende entscheidet, findet der Account Executive des Kunden im Erstgespräch heraus. Bestätigt der Kunde danach die übergebenen Informationen und gehört das Unternehmen zu seinem ICP, ist der SQL gesetzt.
Wie sich eine Zusammenarbeit über die Zeit entwickelt, zeigt der Fall sipgate. REP startete dort mit einer Person und stellt heute ein ganzes Team.
KI unterstützt die Vorbereitung, das Gespräch führt ein Mensch
Bei REP telefonieren ausschließlich Menschen. Der wichtigste Grund ist das Recht. Für klassische Cold Calls bei Unternehmen reicht eine mutmaßliche Einwilligung. Werbung über eine automatische Anrufmaschine braucht dagegen nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, auch im B2B. Ein KI-Agent am Telefon fällt nach unserer Einschätzung unter diese strengere Regel. Dazu kommt der EU AI Act. Nach Artikel 50 müssen KI-Systeme, die mit Menschen sprechen, seit dem 2. August 2026 offenlegen, dass sie eine KI sind. Dieser Hinweis am Anfang des Gesprächs senkt die Bereitschaft, weiter zuzuhören.
Die Kunden von REP sehen das genauso. „Wenn ich mit unseren Kunden spreche, möchte niemand, dass die eigenen Kunden KI-basiert angesprochen werden“, sagt Julius Dany. Was im B2B-Telefonvertrieb erlaubt ist, erklärt unser Artikel zur Rechtslage bei Kaltakquise im B2B.
In der Strategiearbeit und der Voranalyse setzt REP dagegen viel KI ein. Ein AI Engineer arbeitet in Vollzeit daran.
Die wichtigsten Einsatzbereiche von KI im Sales sind:
- SQL-Prüfung: Die KI gleicht die Transkripte der Calls mit den SQL-Kriterien des Kunden ab. Bei 100 Terminen pro Woche markiert sie etwa drei, die der Kunde trotz erfüllter Kriterien abgelehnt hat. REP speichert dabei ausschließlich den Text der Gespräche.
- Lead-Generierung: Kontaktlisten zur Zielgruppe entstehen mit KI deutlich schneller.
- Gesprächsauswertung: Aus Sales Calls zieht die KI die SPICED-Kriterien und überträgt sie ins CRM.
- Übergabe ans Onboarding: Alle Informationen aus dem Verkaufsgespräch landen automatisch beim Onboarding-Team. Kunden beantworten dieselben Fragen nur einmal.
Das Gespräch selbst bleibt beim Menschen. Für die DACH-Region rechnet REP damit, dass sich daran in den nächsten fünf Jahren wenig ändert.
Ein Cold-Calling-Team kommt mit vier Tools aus
REP arbeitet im Kern mit vier Systemen.
ToolFunktion bei REPClayLead-Generierung, bündelt verschiedene DatenquellenAdversusDialer für 60.000 bis 80.000 Anrufe im MonatGeminiNotizen aus internen und externen Meetings, Auswertung der SPICED-KriterienHubSpotCRM, speichert alle Gesprächsdaten automatisch
Halten Sie die Tool-Auswahl kurz.
„Die meisten beschäftigen sich drei Monate damit, welches Tool sie für die Lead-Generierung einkaufen. Aber ob du mit Lusha, Apollo, Call Time oder Better Contact arbeitest, entscheidet am Ende nicht darüber, ob du einen oder zehn Termine buchst.“
sagt Julius Dany im Gespräch.
Über die Zahl der Termine entscheiden schlussendlich Zielgruppe und Pitch.
Fazit
Telefonische Kaltakquise funktioniert, wenn Sie Ihre Zielgruppe nach Erreichbarkeit planen und jedes Gespräch mit einem Terminvorschlag beenden. Zwei Entwicklungen machen das Telefon in den nächsten Jahren noch wertvoller.
Erstens füllen KI-Tools Postfächer und LinkedIn-Inboxen mit generischen, automatisierten Nachrichten. Ein Anruf von einem Menschen fällt dagegen auf, gerade weil er sich schwer automatisieren lässt. Je mehr Kanäle automatisiert laufen, desto mehr zählt das persönliche Gespräch.
Zweitens liefert jedes Gespräch Wissen für Marketing und Produkt. Aus Tausenden Calls im Monat erfährt ein Team, welche Einwände kommen und welche Probleme die Zielgruppe beschäftigen. Wer diese Erkenntnisse an sein Marketing zurückgibt, schärft seine Botschaft auf allen Kanälen. Umgekehrt erhöht Marketing die Trefferquote am Telefon, etwa mit Account-based Marketing vor dem ersten Anruf. Vertrieb und Marketing wachsen hier zu einem gemeinsamen Revenue-Team zusammen.
Prüfen Sie zuerst Vertragswert und Marktgröße. Passen beide, zeigt ein Erstgespräch mit REP, wie viele Termine für Ihr Angebot realistisch sind.
Das ganze Gespräch von Tim Rath (YOYABA) mit Julius Dany hören Sie in Folge 132 von „Der Revenue Marketing Realtalk“ auf Spotify.
Häufige Fragen zur Kaltakquise am Telefon
Wie viele Cold Calls braucht man für einen Termin?
Das hängt von der Call-to-Connect-Rate Ihrer Zielgruppe ab. Bei REP erreicht sie je nach Branche bis zu 30 Prozent. Personas mit hoher Erreichbarkeit wie Fuhrparkmanager brauchen deutlich weniger Wählversuche als CFOs.
Ab welchem Vertragswert lohnt sich Cold Calling?
Ab rund 15.000 Euro Vertragswert. Darunter brauchen Sie zu viele Termine pro Abschluss, bis sich der Aufwand gegenüber Inbound-Leads rechnet. Eine Cold-Calling-Agentur wie REP rechnet sich deshalb vor allem bei erklärungsbedürftigen Produkten mit höheren Vertragswerten.
Sollte man kalt anrufen oder nur warme Kontakte?
REP ruft auch komplett kalte Kontakte an, die das Unternehmen des Kunden zum ersten Mal hören. Wärmere Kontakte erhöhen die Erfolgsquote, etwa durch Anzeigen oder Out-of-Home-Kampagnen im Vorfeld. Den Unterschied beider Ansätze beschreibt unser Artikel Warm Calls vs. Cold Calls.
Wie wichtig ist die Marke für die Kaltakquise?
Sehr wichtig. Ein unbekanntes Startup hört dreimal die Frage, wie die Firma heißt. Wer von einer bekannten Marke anruft, startet mit Vertrauen. Noch wichtiger ist eine klare Botschaft, welches Problem Sie für die Zielgruppe lösen.
Über den Autor
Julius Dany ist Co-Founder und CEO von REP. Er hat in den letzten Jahren hunderte Outbound-Prozesse im B2B-Mittelstand aufgebaut und begleitet. Mit REP hilft er Unternehmen dabei, planbare Pipeline aufzubauen, von der ersten Zielgruppendefinition bis zum qualifizierten Termin im Kalender des internen Sales-Teams.
