Cold Calling richtig vorbereiten: Haltung, Struktur und Tools für Ihre Kaltakquise
Das Wichtigste im Überblick
- Zu viel Vorbereitung ist einer der häufigsten Gründe, warum Verkäufer gar nicht erst anrufen.
- Recherche fühlt sich produktiv an, ersetzt aber keine Gespräche.
- Gute Vorbereitung ist kurz, fokussiert und bewusst begrenzt: Fünf Minuten pro Call reichen in den meisten Fällen völlig aus.
- Tools sollen Reibung entfernen, keine neuen Hürden schaffen.
- Am Ende entscheidet nicht Vorbereitung oder Technik, sondern ob Sie wirklich anrufen
Cold Calling polarisiert.
Für die einen ist es ein unverzichtbarer Bestandteil im B2B-Vertrieb, für die anderen ein unangenehmes Pflichtprogramm oder ein Relikt aus vergangenen Zeiten. Oft wird darüber diskutiert, ob Cold Calling noch funktioniert. Deutlich seltener darüber, warum so viele Calls nie stattfinden.
Ein Grund taucht dabei immer wieder auf: Vorbereitung.
Oder genauer gesagt: zu viel Vorbereitung.
In der Praxis scheitert Cold Calling nur selten am Telefonat selbst. Wie eine gute Vorbereitung für Ihre nächsten Cold Calls aussieht, ohne sich zu verzetteln, zeige ich Ihnen in diesem Gastartikel.
Warum Vorbereitung Sie vom Telefon fernhält
Lassen Sie uns mit einer unbequemen Wahrheit beginnen:
Viele Verkäufer greifen nicht zum Telefon, weil sie sich einreden, noch nicht bereit zu sein.
Sie sagen sich:
- Ich muss das Unternehmen besser verstehen.
- Ich brauche einen besseren Angle.
- Ich schaue mir noch einmal die Website an.
- Ich recherchiere noch kurz auf LinkedIn.
All das fühlt sich sinnvoll an. Produktiv sogar.
In Wahrheit passiert jedoch etwas anderes: Recherche ist bequem. Anrufen ist unangenehm. Also bleibt man dort, wo es sich sicher anfühlt.
Ich habe dieses Muster unzählige Male gesehen. Ganze Nachmittage vergehen mit Profilrecherchen, Notizen und offenen Tabs. Doch am Ende wurden kaum Gespräche geführt. Nicht, weil die Verkäufer faul waren. Sondern weil Vorbereitung zur Ausrede geworden ist.
Warum zu viel Vorbereitung gefährlicher ist als zu wenig
Über die Jahre habe ich viele Sales-Teams geführt und unterschiedlichste Calling-Stile erlebt. Wenn ich ehrlich bin, kann ich die Fälle, in denen jemand an zu wenig Vorbereitung gescheitert ist, an einer Hand abzählen.
An einen dieser Seller erinnere ich mich besonders gut. Er bereitete sich konsequent zu wenig vor und buchte trotzdem genug Termine, um seine KPIs zu erreichen.
Was ich dagegen deutlich häufiger gesehen habe: Verkäufer, die zu viel vorbereiten. Sie wissen alles über das Unternehmen, aber führen zu wenige Gespräche. Am Ende scheitern sie nicht an der Qualität, sondern an der Quantität.
Das bedeutet nicht, dass Vorbereitung unwichtig ist.
Es bedeutet, dass sie im Vergleich zum tatsächlichen Wert von Gesprächen deutlich überschätzt wird.
Bereiten Sie sich so vor, dass es sich noch leicht unangenehm anfühlt
Mein klarer Rat lautet deshalb:
Bereiten Sie sich nur so viel vor, dass Sie sich beim Wählen noch ein kleines bisschen unwohl fühlen.
Dieses leichte Unbehagen ist ein gutes Zeichen. Es zeigt, dass Sie nicht versuchen, sich hinter Recherche zu verstecken, sondern bereit sind, ins Gespräch zu gehen.
Natürlich hängt der Umfang der Vorbereitung von der Komplexität des Verkaufs ab. Ein sechsstelliger Enterprise-Deal erfordert mehr Kontext als ein SaaS-Discovery-Call. Das Prinzip bleibt jedoch gleich:
Lassen Sie Recherche niemals zur Ausrede werden.
Die 5-Minuten-Regel für die Vorbereitung
Das Framework, das ich vermittle, ist bewusst einfach:
“Investieren Sie maximal fünf Minuten Vorbereitung pro Call.”
In dieser Zeit sollten Sie:
- wissen, wen Sie anrufen
- Ihr ICP kennen
- die drei häufigsten Herausforderungen dieser Persona verstehen
- sich auf eine klare Persona fokussieren
Mehr nicht. Alles Weitere erfahren Sie im Gespräch selbst. Und das ist auch gut so.
Struktur hilft, aber sie ersetzt kein Gespräch
Vorbereitung bedeutet nicht, sich ein perfektes Sales-Skript zu bauen. Die Struktur soll Ihnen helfen, sich im Gespräch zu orientieren, statt jeden Satz vorzuformulieren.
Eine klare Gesprächslogik reicht völlig aus:
- Warum rufen Sie an?
- Worum geht es?
- Ist das Thema grundsätzlich relevant?
- Gibt es einen sinnvollen nächsten Schritt?
Wenn diese Punkte klar sind, entsteht ein echtes Gespräch. Wenn nicht, versuchen Verkäufer oft, Lücken mit Argumenten zu füllen. Dabei sollte man auch wissen, wann es sich lohnt, ein Gespräch ganz bewusst zu beenden, anstatt unnötig Zeit zu verschwenden.
Sales Tools sind Hebel, keine Lösung
In Sachen Tool hat sich in den letzten Jahren enorm viel getan.
Ich halte drei Tool-Kategorien für essenziell:
1. Ein Dialer, direkt im CRM integriert
Sie sollten direkt aus dem CRM wählen können. Zwei Klicks, dann sprechen Sie. Idealerweise mit lokaler Rufnummer, da diese die Abhebequote deutlich erhöht.
Für die meisten Teams unter 200 Sales-Mitarbeitenden empfehle ich HubSpot. Nicht, weil es das komplexeste Tool ist, sondern weil Bedienbarkeit wichtiger ist als Funktionsvielfalt. Zufriedene Teams rufen mehr an.
2. Ein verlässlicher Kontaktdatenanbieter
Der größte Wandel im Cold Calling der letzten Jahre ist der Wegfall der Gatekeeper. Mit guten Daten sprechen Sie direkt mit Entscheidern. Ich habe seit Jahren nicht mehr mit einer Zentrale gesprochen und das spart enorm viel Zeit.
3. Präsenz- oder Online-Erkennung
Moderne Tools zeigen, ob ein Kontakt gerade aktiv ist. Das erhöht die Chance, echte Gespräche zu führen, statt Voicemails zu hinterlassen. Gutes Timing ist ein zentraler Faktor für den Erfolg Ihrer Cold Calls.
Diese drei Tools reichen aus. Mehr braucht es nicht!
Fazit: Die richtige Balance im Cold Calling
Am Ende entscheidet nicht perfekte Vorbereitung und auch nicht das beste Tool-Setup über Ihren Erfolg im Cold Calling. Entscheidend ist die richtige Balance.
Bereiten Sie sich vor, aber nicht so lange, dass Sie den Anruf immer weiter nach hinten schieben. Fünf Minuten Vorbereitung pro Call reichen in den meisten Fällen aus. Sie sollten wissen, wen Sie anrufen, warum diese Person grundsätzlich relevant ist und welches Ziel das Gespräch hat. Alles Weitere entsteht im Gespräch selbst.
Zu viel Vorbereitung ist oft kein Zeichen von Professionalität, sondern ein Mechanismus, um das Telefonieren zu vermeiden. Recherche fühlt sich produktiv an, Anrufen fühlt sich unangenehm an. Wachstum entsteht jedoch nicht in der Komfortzone, sondern genau dort, wo Sie den Hörer in die Hand nehmen.
Halten Sie Ihr Tool-Setup bewusst schlank. Drei Werkzeuge reichen aus, um effektiv zu arbeiten: ein CRM mit integriertem Dialer, verlässliche Kontaktdaten und ein Tool, das Ihnen hilft, zum richtigen Zeitpunkt anzurufen. Tools sollen Reibung entfernen, nicht neue Prozesse erzeugen. Wenn Technik Sie vom Telefonieren abhält, ist sie zu viel.
Im Gespräch selbst gilt: Begegnen Sie Ihrem Gegenüber auf Augenhöhe. Unterordnen Sie sich nicht, rechtfertigen Sie sich nicht und versuchen Sie nicht, mit einem Pitch zu überzeugen. Bleiben Sie interessiert, stellen Sie Fragen und prüfen Sie gemeinsam, ob es Sinn macht, weiterzusprechen. Gespräche scheitern selten an fehlenden Argumenten, sondern daran, dass zu früh verkauft wird.
Cold Calling ist kein Test, den man bestehen muss. Es ist ein Lernprozess. Mit jedem Anruf gewinnen Sie Klarheit, Sicherheit und Routine. Die Angst nimmt nicht durch Vorbereitung ab, sondern durch Wiederholung.
Die wichtigste Regel lautet daher: Bereiten Sie sich fokussiert vor, nutzen Sie Tools bewusst und wählen Sie dann. Nicht morgen. Nicht nach dem nächsten LinkedIn-Profil. Sondern jetzt.
Über den Autor:
Patrick Trümpi ist Cold-Calling-Experte und Teil des Advisory Boards bei Revenue Excellence Partners. Trotz Führung von Teams mit über 25 Mitarbeitenden greift er selbst regelmäßig zum Telefon, weil er überzeugt ist, dass echtes Lernen im Vertrieb im Gespräch entsteht.
Seit über zehn Jahren unterstützt er B2B-Start-ups in Europa beim Wachstum auf über 10 Mio. € ARR – unter anderem als AE, VP Sales, CSO und CRO.
